Złożoność przepisów podatkowych sprawia, iż obecnie zawód księgowego jest w zasadzie tożsamy z zawodem prawniczym.
Z jednej strony zmuszeni jesteśmy do dokonywania interpretacji zapisów ustaw księgowych , z drugiej sami musimy formułować zapytania z prośbą o interpretację do Urzędu Skarbowego lub ZUS, gdzie musimy w sposób jasny i czytelny sformułować przekaz zapytania o interpretację danego zapisu ustawy księgowej. Jednak doświadczenie pokazuje, iż wraz z rozwojem techniki, potocznym używaniu zwrotów typu pozdr. itp, zanika kultura pisania, przenosząc ogólnie przyjęte zasady do lamusa.
W ostatniej dobie coraz rzadziej piszemy w sposób tradycyjny. O ile od dziecka uczeni byliśmy jak się pisze listy oraz że pisanie na papierze zmusza nas do zachowania pewnej staranności, o tyle w dobie Worda podejście to odchodzi w niepamięć. Uważamy, że jeżeli tekst jest wyraźny , ponieważ użyliśmy odpowiednich fontów, nie musimy się wgłębiać inne zagadnienia wpływające na jakość tekstu czy wyświetlanie dokumentu na innych urządzeniach, w innych edytorach, czyli przyjmujemy założenie, ja wiem o co chodzi, u mnie dobrze się wyświetla – wszystko inne nie ma znaczenia.
Poprzez takie działanie przemawia zwykły egoizm, niejednokrotnie jestem przerażony jakością dostarczonych dokumentów, formą pisania dokumentów elektronicznych oraz rzekłbym „analfabetyzmem” w tym temacie.
Ta mało istotna rzecz może czasami (o czym nie mamy świadomości) zdyskredytować nas w ważnych dla nas sytuacjach, do których można zaliczyć na pewno procesy rekrutacyjne. Bowiem bardzo zabawnie wygląda CV przesłane w Wordzie, gdzie osoba jako jedną z zalet swoich jako kandydata przedstawia „biegłą znajomość pakietu Office”, uzyskując przejście do nowej linii tekstu za pomocą powtarzania znaku spacji, tyle razy, aż tekst przesunie się do nowej linii.
Ten przypadek , dość ekstremalny, jednak prawdziwy obrazuje powagę sytuacji, jednak podobnych sytuacji można by mnożyć. Osobiście uważam, iż pakiet Office jest jednym z najlepszych testów na inteligencję, który w połączeniu z odpowiednim doświadczeniem (Word, Excel, Access), sprawi iż jest on potężnym narzędziem, porównywalnym ze sztabem ludzi, których trzeba by użyć do tego zadania.
Ale tyle słów wstępu, opisałem jak jest, teraz kilka podstawowych wskazówek jak uczynić, aby pismo zarówno pod względem merytorycznym oraz estetycznym przedstawiało nas w korzystnym świetle.
Na początek kilka najczęściej zauważalnych błędów w pismach firmowych, a ogólnie rzecz ujmując obowiązują tutaj takie same zasady jak przy korespondencji tradycyjnej.
Oficjalną korespondencję prowadzimy poprzez pisanie treści na w edytorze tekstu, nie w mailu. Głównym powodem jest fakt, iż mail to tylko koperta, środek dostarczenia dokumentu. Osobiście myślę, iż napisanie treści zapytania na kopercie i wysłanie do urzędu byłoby bardzo zabawne, jednak takie rzeczy dokonywane za pomocą środków przekazu elektronicznego nie są czymś niezwykłym i rzadko spotykanym. Dodatkowym powodem są względy estetyczne oraz ergonomia pracy nad edycją dokumentu.
W temacie wyglądu samego dokumentu:
W lewym górnym nagłówku podajemy swoje dane (imię, nazwisko lub nazwa firmy). Odstępstwem od tej reguły jest przypadek, gdy piszemy na papierze firmowym, który wszystkie te dane zawiera w nagłówku, natomiast po prawej stronie wpisujemy miasto oraz datę. Błędem jest pominięcie tej sekcji dokumentu, wychodząc z założenia iż wszystkie te dane (data, nazwa w stopce) są w treści maila, za pomocą którego chcemy dostarczyć dokument. Analogicznie rzecz ujmując to tak jakby w tradycyjnym liście pominąć te dane twierdząc iż adres i data stępla pocztowego na kopercie załatwiają temat. Niestety wielokrotnie istnieje potrzeba archiwizacji dokumentów w formie tradycyjnej i wtedy rodzi się problem – ponieważ wydrukowany dokument nie ma żadnych danych adresata, lub daty kiedy został stworzony – z doświadczenia wiem iż odszukiwanie wtedy maila z dokumentem oryginalnego jest wtedy kłopotliwe.
Dodatkowo w treści pisma należy wskazać imię, nazwisko lub nazwę adresata. I tutaj dość istotna uwaga : pomimo dość częstego korzystania z klawisza F1, w żadnym miejscu nie zauważyłem żeby Word miał kłopot ze zwrotami „Szanowny Pan, Pani, Z poważaniem”. Świadczy to o kulturze, szczególnie biorąc pod uwagę fakt, iż wielokrotnie nie znamy odbiorcy, jego wieku lub wykształcenia. Moim zdaniem nietaktem jest pisanie przez studenta do rektora uczelnie „per ty”.
Dodatkowo dobrym zwyczajem jest umieszczenie przed treścią dokumentu sentencji czego pismo dotyczy, mianowicie np.

DOT: odpowiedzi na Państwa pismo, znak …..

W kwestii budowy dokumentu pozostaje jeszcze kwestia podpisania dokumentu, oczywiście dodając zwrot grzecznościowy np. Z wyrazami szacunku (nie pozdr.!!!!) , Imię i nazwisko oraz dodanie rozdzielnika w lewej , dolnej części :

Otrzymują:
1. Adresat
2. Nadawca
3. …….
4. a/a (ad acta – termin łaciński, oznaczający “do teczek sprawy, do akt”).

Czyli ogólnie rzecz ujmując każdy dokument powinien być czytelny , identyfikowalny oraz stworzony w oparciu o powszechnie przyjęte zasady estetyki oraz kultury osobistej.
Teraz zajmiemy się meritum sprawy, czyli treścią dokumentu. Poza faktem, iż każdy dokument jest formą przekazu informacji, natomiast poza sposobem formułowania myśli obowiązują pewne zasady, mianowicie iż każde oficjalne pismo powinno posiadać :

1. Wstęp
2. Rozwinięcie
3. Zakończenie / Podsumowanie / Wnioski

Ad. 1. Wstęp to krótka informacja opisująca sytuację zmuszającą nas do napisania pisma.
Dobrze aby wstęp był sformułowany ogólnie oraz czytelnie. Zamiast treści:
„Piszę ponieważ jak byłem w Urzędzie Skarbowym tydzień temu, powiedział Pan/Pani że mogę się skontaktować, a kontaktuję się ponieważ chciałbym załatwić taka/owaką sprawę…”
możemy użyć zwrotu:
„ W nawiązaniu do Naszego spotkania w dniu ../../… w Urzędzie Skarbowym przedstawiam co następuje:”
Ad2. Część dokumentu najbardziej szczegółowa, gdzie opisujemy w sposób czytelny sedno sprawy
Ad.3 . podsumowanie, krótkie wnioski – przedstawiające nasze oczekiwania lub działania, jakie chcielibyśmy aby adresat podjął w wyniku napisania przez nas pisma.
Jak widać, jak wielu nas pamięta z czasów studiów, łatwo zauważyć tutaj analogię do pisania sprawozdań z laboratoriów lub wypracowań ze szkoły podstawowej.
Ostatnią oraz chyba najważniejszą rzeczą jest co zrobić aby dokument był poprawnie odczytywany niezależnie od użytego edytora (sami wiemy,jak wygląda dokument napisany w Wordzie otworzony w Open Office). Najprostszym oraz najskuteczniejszym (jeżeli nie rzec nie jedynym) sposobem nieprzesyłanie ich w tym formacie, drukując do PDF.Problemy z odczytywaniem biorą się z faktu, iż przesyłamy dokument edytowalny, który to problem zostaje rozwiązany poprzez drukarkę PDF.
Na podstawie powyższego, przedstawiłem jak stworzyć dokument, który w wielu przypadkach jest formą pierwszego kontaktu z pracownikiem urzędu skarbowego, ZUS lub innej instytucji, za pomocą którego możemy zrobić  dobre wrażenie lub zaprezentować się jako osoby niedokładne, bez braku elementarnej kultury (wielokrotnie wynika to nieświadomości oraz świadczy o pewnych brakach w postrzeganiu techniki). Pamiętajmy, iż wielokrotnie korespondencje możemy kierować do ludzi starszych od nas wiekiem, w czasach których przykładano większą wagę do formułowanych treści, natomiast znajomość pewnych zasad stylistycznych, estetycznych lub ogólnie przyjętych przed latami  zasad tworzenia dokumentów na pewno nie zaszkodzi, a wielokrotnie może nam znacznie pomóc.

Na tym kończę cześć pierwszą poradnika, pomijając w niej kwestie jak w sposób skuteczny używać edytora Word, aby w późniejszym czasie dokument był  przyjazny do edytowania, zarówno dla nas, jak również innych osób które będą nad nim pracowały